Правительствующий Сенат, у которого в руках было теперь все, по выражению самого царя, считал себя вправе брать дела из одного приказа и передавать их в другие ведомства, ибо, как мы знаем, разнородные дела соединялись в известных приказах случайно и оставались вместе по обычаю, по старине. Но теперь, когда всякая старина была тронута, что мешало, например, возникнуть вопросу: с какой стати набор рекрут и работников принадлежит к числу занятий Поместного приказа? При усложнении правительственной машины, при новых потребностях и взглядах старые приказы не могли долго держаться. Чем же они могли быть заменены? В преобразующейся России на всякий подобный вопрос обыкновенно отвечали другим вопросом: а как дела делаются за границею, в образованных государствах? Там были коллегии, следовательно, они должны были явиться у нас. Знаменитый Лейбниц писал Петру, что хорошее правление может быть только при условии коллегий, которых устройство похоже на устройство часов, где колеса взаимно приводят друг друга в движение. Сравнение не могло не понравиться Петру, который именно стремился к тому, чтоб русские люди во всем приводили друг друга в движение, ибо все зло происходило от разобщенности колес. Итак, надобно старинные приказы заменить коллегиями; но где взять колеса для часовых машин, для которых старые колеса не годятся? Первый способ для этого, разумеется, взять готовое, взять иностранцев. В августе 1715 года Петр поручил генералу Вейде достать иностранных ученых и в правостях (правах) искусных людей для отправления дел в коллегиях; иностранцу давали асессорский чин, 500 рублей жалованья и квартиру; отправлять должность свою иностранцы должны были чрез толмачей. Это неудобство, разумеется, заставляло искать другого способа наполнить коллегии в "правостях" искусными людьми; в конце того же года царь дал наказ резиденту при императорском дворе Веселовскому: "Старайся сыскать в нашу службу из шрейберов (писарей) или из иных не гораздо высоких чинов из приказных людей, которые бывали в службе цесарской, из бемчан (чехов), из шленцев (силезцев) или из моравцев, которые знают по-славянски, от всех коллегий, которые есть у цесаря, кроме духовных, по одному человеку, и чтоб они были люди добрые и могли те дела здесь основать. Также сыщите книги: лексикон универсалис, который печатан в Лейпциге у Симона; другой лексикон, универсалис же, в котором есть все художества, который выдан в Англии на их языке, и оный сыщите на латинском или на немецком языке; также сыщите книгу юриспруденции. И как их сыщешь, тогда надобно тебе съездить в Прагу и там в езуитских школах учителям говорить, чтоб они помянутые книги перевели на славянский язык, и о том с ними договоритесь, по чему они возьмут за работу от книги, и о том к нам пишите; а понеже некоторые их речи несходны с нашим славянским языком; и для того можем к ним прислать из русских несколько человек, которые знают по-латыни, и оные лучше могут несходные речи на нашем языке изъяснить. В сем гораздо постарайся, понеже нам зело нужно". Но охотников нашлось немного, и потому в августе 1717 года приглашены были шведские пленники, хорошо познакомившиеся с русским языком, вступить в службу при коллегиях. И этим способом, как видно, не могли добыть много людей в коллегии; по крайней мере Измайлов, имевший поручение приглашать шведских пленных, живших в Сибири, писал Макарову в сентябре 1718 года: "В Тобольске и в других сибирских городах в службу царского величества пошло шведских офицеров 9, драгун и солдат то же число, а более никаким образом призвать не мог, потому что имеют довольство немалое, чего и в отечестве своем многие не имели, и в калеги (коллегии) никто не пошел, а больше для того нейдут, что ожидают в скором времени мира". Между тем хотели приготовить и своих, русских: в январе 1716 года велено послать в Кенигсберг человек 30 или 40 молодых подьячих для научения немецкому языку, дабы удобнее в коллегиум были, и послать за ними надзирателями, чтоб они не гуляли.
В конце 1717 года уже определено было число коллегий - девять: 1) чужестранных дел, что ныне Посольский приказ. 2) Камер, или казенных сборов. 3) Юстиция, т. е. расправа гражданских дел. 4) Ревизион, счет всех государственных приходов и расходов. 5) Воинский (т. е. коллегиум). 6) Адмиралтейский. 7) Коммерц. 8) Штатс-контор, казенный дом, ведение всех государственных расходов. 9) Берг - и Мануфактур. Назначены были президенты и вице-президенты в каждую коллегию: в коллегию Иностранных дел президентом - канцлер граф Головкин, вице-президентом - вице-канцлер барон Шафиров; в Камер-коллегию президентом - князь Дм. Мих. Голицын (киевский губернатор), вице-президентом - барон Нирот; в Юстиц-коллегию президентом - тайный советник Андрей Артем. Матвеев, покончивший свое дипломатическое поприще, вице-президентом - Бревер; в Ревизион-коллегию президентом - князь Долгорукий, вице-президента не было назначено; в Военную коллегию президентом - князь Меншиков, вице-президентом - генерал Вейде; в Адмиралтейскую президентом - адмирал граф Апраксин, вице-президентом - Крейс; в Коммерц-коллегию президентом - Петр Андр. Толстой, вице-президентом - Шмидт; в Штатс-контору президентом - граф Мусин-Пушкин, вице-президента не было назначено; в Берг - и Мануфактур-коллегию президентом - Брюс, без вице-президента. Таким образом, кроме последней, Берг - и Мануфактур-коллегии, президентами были назначены русские, вице-президентами (кроме Иностранной коллегии) - иностранцы.